Le organizzazioni realizzano numerosi eventi utilizzando spazi “esterni”.
Per farlo contattano direttamente le location o si avvalgono della collaborazione di agenzie specializzate.

Spazi Vivi si inserisce in questo processo con l’obiettivo di massimizzare il risultato per tutti gli attori presenti: cliente, agenzia, location.
Spazi Vivi non sostituisce nessuno ma aggiunge valore al processo, garantendo a tutti un vantaggio.

 

Di solito l’organizzazione…

Chi organizza gli eventi all’interno delle aziende spesso si occupa anche di altre attività.
Per questa ragione non può conoscere tutte le location esistenti, né i tanti servizi che il mercato propone.
Quindi, pur sapendo cosa gli serve, spesso non sa di poter chiedere alcune cose, perché non le conosce e nemmeno le immagina…
Alcune volte si affida ad un’agenzia (pagando una fee), che lo aiuta a scegliere e che fa da trait d’union con la location.
Altre volte contatta direttamente la location comperandosi però anche tutti i vincoli, rappresentati dai limiti strutturali della location e dalla “fantasia” e la disponibilità di chi la gestisce…

Di solito l’agenzia…

L’agenzia certamente conosce il mercato (location e servizi).
Non sempre conosce le location “da dentro”, non sempre sa cosa è possibile realizzare e quali flessibilità operative ci sono.
Alcune volte ci si deve accontentare dei sopralluoghi, magari fatti direttamente col cliente, e gli elementi di valutazione sono estetici, economici, logistici ma molti altri sfuggono se non si è familiari con la location.
Ammesso che la location abbia un referente che se ne occupa e che “ci capisca…”
Nei periodi di alta stagione poi gli eventi da seguire sono molti e si rischia di saltellare fra un progetto e l’altro, fra una location e l’altra a gestire i problemi.
Che bello sarebbe se in ogni location ci fosse un problem solver che facesse risparmiare del tempo prezioso, fornendo idee e occupandosi di realizzare i desideri del cliente…

Di solito la location…

Ogni location, per come è fatta, rende possibili alcune cose e non altre e si propone per eventi compatibili con la propria “forma”.
Per intercettare le richieste si fa conoscere attraverso portali, siti, ecc. e deve avere una persona deputata a tenere i rapporti con i clienti diretti e/o con le agenzie per l’organizzazione degli eventi.
Molte volte capita di ricevere delle richieste non compatibili con la propria offerta: ad esempio 1 aula di 100 mt2 quando il tuo spazio è di 500 mt2.
In questo caso il cliente (diretto o agenzia) se ne va da un’altra parte, trovando non solo ciò che gli serve (l’aula da 100 mt2) ma magari una location che ha anche 1 aula da 500 mt2…
La prossima volta magari il cliente andrà direttamente là… invece di tornare da te…

Come migliorare queste situazioni?

Ecco la soluzione